Riunioni efficienti ed efficaci: istruzioni per l’uso

Il primo passo per ottimizzare le tue riunioni è capire di che tipo di meeting si tratta ed il relativo scopo.

Esistono fondamentalmente quattro tipologie di riunioni:

  • Di coordinamento
  • Analitiche
  • Informative
  • Decisionali

In generale, un meeting viene convocato per fare il famoso “punto della situazione”, risolvere problemi in ottica di co-creazione, definire strategie, generare idee e raccogliere punti di vista o, semplicemente, a scopo di condivisione di informazioni.

Di coordinamento

Avviene tra i componenti del team ed ha lo scopo di organizzare le attività; è un confronto bidirezionale con scambio di informazioni, ad esempio, sullo stato di avanzamento di un progetto o delle relative criticità.

Analitiche

Tali riunioni hanno lo scopo di analizzare le eventuali problematiche riscontrate al fine di proporre delle soluzioni mediante diverse tipologie di approccio (tra queste il Six Thinking Hats).

Informative

In questa tipologia di riunioni rientrano quelle a scopo informativo, ovvero, la condivisione unilaterale di informazioni, decisioni e strategie che sono state precedentemente discusse e approvate.

Questo tipo di riunioni, a mio avviso, potrebbe anche essere evitato mediante l’invio di una comunicazione “ufficiale” via mail (it’s up to you).

Decisionali

Si prendono decisioni su cosa fare, come, quando, e con quali risorse: in pratica sono le riunioni pre-execution dove venogno definiti i ruoli e le scadenze.

A parte la mera classificazione dei meeting, vi sono alcuni suggerimenti per rendere gli incontri efficaci, senza perdite di tempo e dove tutti i partecipanti risultino allineati.

Some tips

Tips #01: definisci l’obiettivo della riunioni e condividilo in anticipo con i partecipanti.

Tips #02: definisci l’agenda della riunione e condividila per tempo con gli invitati.

Tips #03: gestisci opportunamente il tempo che verrà allocato alla gestione di ogni singola tematica.

Tips #04: elimina le distrazioni. Il che significa chiedere gentilmente ai partecipanti di lasciare fuori dalla meeting room i propri devices. Sono concessi solo appunti cartacei che verranno poi assemblati in un recap generale.

Tips #05: a fine riunione condividi un documento di sintesi su quanto discusso, approvato e sui prossimi steps. Solitamente, tale documento, viene redatto da una singola persona (un po’ come si fa in assemblea soci o in CdA).

Tips #06: fai in modo che a fine riunione, ognuno dei partecipanti abbia chiaro cosa dovrà fare sulla base di quanto analizzato e confermato durante la riunione. Non lasciare spazio a dubbi su cosa deve accadere al termine della riunione.

Tips #07: lascia spazio alle opinioni di tutti senza che si sentano intimorite o in imbarazzo. Ogni partecipante, anche con ruoli o mansioni differenti rispetto alla tematica trattata, potrà fornire spunti e opinioni interessanti e utili.

Durata

Personalmente sono un amante delle riunioni brevi in cui obiettivi, informazioni e contenuti sono condivisi in anticipo in maniera che possano essere studiati individualmente.

Le riunioni, dovrebbero durare 15 minuti, si “quindici”.

Le riunioni in Italia si allungano all’infinito per tutta una serie di preamboli non necessari e a causa della nostra tipica prolissità.

La ragione per cui le riunioni più produttive sono quelle più corte è che la nostra capacità di concentrazione è soggetta a un rapido declino se gli incontri o gli interventi vanno per le lunghe.

OARR

Obiettivi, Agenda, Ruoli e Responsabilità.

L’obiettivo dovrebbe avere un componente attivo e, se possibile, un risultato a sostegno: “Stabilire gli obiettivi trimestrali per il team”.

L’ordine del giorno (agenda) è un elenco di argomenti che potrete discutere per raggiungere tale obiettivo, con un limite di tempo prestabilito.

Ad esempio:

  • Esaminare lo stato degli obiettivi dell’ultimo trimestre (15 minuti)
  • Suggerimenti per gli obiettivi (20 minuti)
  • Scelta dei migliori 5 obiettivi (10 minuti)

Per i Ruoli e le Responsabilità, stabilisci chi governa la riunione, chi prende gli appunti e che assegnerà le azioni e mansioni che derivano dalla riunione.

Motivi per cui non dovresti fare una riunione

L’ordine del giorno non è stato condiviso con sufficiente anticipo: quindi non ho modo di preparare la documentazione a supporto del mio intervento (ovvero: non puoi convocare un meeting per domani quando sono le 6:00 pm).

Lo scopo della riunione non è chiaro: rischi che i partecipanti percepiscano quella sensazione di perdita di tempo quando magari sono “sommersi” di attività a priorità maggiore.

La condivisione delle informazioni della riunione potrebbe avvenire semplicemente via mail a meno che non sia un meeting decisionale o analitico.

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